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Ordentliche Hauptversammlung Ureg 14/04/2025 German Company Register, Allemagne
Texte
EXASOL AGNürnbergISIN: DE000A0LR9G9
wir laden unsere Aktionäre hiermit zu der am 5. Juni 2025 um 10:00 Uhrin Form einer virtuellen Hauptversammlung stattfindenden
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| A. |
Tagesordnung |
| 1. |
Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses und des gebilligten Konzernabschlusses sowie des zusammengefassten Konzernlageberichts zum 31. Dezember 2024 sowie des Berichts des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2024 Zu Tagesordnungspunkt 1 ist eine Beschlussfassung nicht erforderlich, da der Aufsichtsrat den Jahres- und Konzernabschluss gemäß § 172 AktG bereits gebilligt hat und der Jahresabschluss damit festgestellt ist. Die vorgelegten Unterlagen dienen der Unterrichtung der Hauptversammlung über das abgelaufene Geschäftsjahr und die Lage der Gesellschaft sowie des Konzerns. |
| 2. |
Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr 2024 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2024 amtierenden Mitgliedern des Vorstands für diesen Zeitraum Entlastung zu erteilen. |
| 3. |
Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2024 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2024 amtierenden Mitgliedern des Aufsichtsrats für diesen Zeitraum Entlastung zu erteilen. |
| 4. |
Beschlussfassung über die Wahl des Abschlussprüfers und des Konzernabschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2025 Der Aufsichtsrat schlägt vor, die neo CM Audit GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Regensburg, zum Abschlussprüfer und zum Konzernabschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2025 zu bestellen. |
| 5. |
Beschlussfassung über Änderung von § 18 Abs. 8 der Satzung ("Teilnahme an der Hauptversammlung") Die ordentliche Hauptversammlung im Jahr 2023 hat eine auf zwei Jahre befristete Ermächtigung des Vorstands, Hauptversammlungen auch im virtuellen Format einzuberufen, beschlossen. Vorstand und Aufsichtsrat sind der Ansicht, dass sich die entsprechende Satzungsregelung bewährt hat und dass der Vorstand auch weiterhin die Möglichkeit erhalten sollte, Hauptversammlungen virtuell abzuhalten. Vor dem Hintergrund, dass die bisherige Ermächtigung des Vorstands in diesem Jahr ausläuft, wird vorgeschlagen, diese - wieder befristet auf ca. zwei Jahre - zu erneuern, um der Gesellschaft eine Handhabe zu geben, im Vorfeld jeder Hauptversammlung für den Einzelfall zu entscheiden, ob diese als virtuelle oder als Präsenzversammlung abgehalten werden soll. Auch mit Blick auf mögliche Sondersituationen (z.B. Pandemie) ist eine entsprechende Flexibilität der Satzung zweckmäßig. Vorstand und Aufsichtsrat schlagen daher vor, folgenden Beschluss zu fassen: § 18 Abs. 8 der Satzung wird wie folgt neu gefasst: "(8) Der Vorstand ist ermächtigt, in der Zeit bis zum 31. August 2027 die Hauptversammlung auch als Versammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten am Ort der Hauptversammlung (virtuelle Hauptversammlung) einzuberufen sowie die Bestimmungen zum Umfang und zum Verfahren einer solchen virtuellen Hauptversammlung zu treffen. Diese werden mit der Einberufung der Hauptversammlung bekannt gemacht." |
| B. |
Weitere Angaben und Hinweise |
| 1. |
Virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten, Bild- und Tonübertragung der Hauptversammlung |
Der Vorstand hat gemäß § 18 Abs. 8 der Satzung beschlossen, die Hauptversammlung als virtuelle Hauptversammlung gemäß § 118a Aktiengesetz ohne physische Präsenz der Aktionäre durchzuführen. Da die Durchführung der Hauptversammlung als virtuelle Versammlung im Vergleich zu einer Präsenzveranstaltung zu einigen Modifikationen beim Ablauf der Hauptversammlung führt, bitten wir unsere Aktionäre um besondere Beachtung der nachfolgenden Hinweise.
Aktionäre, die sich nach den nachfolgend genannten Bestimmungen form- und fristgerecht zur Hauptversammlung angemeldet haben und im Aktienregister eingetragen sind, sowie ihre Bevollmächtigten können die gesamte Hauptversammlung in Bild und Ton über das passwortgeschützte Aktionärsportal, das unter
https://ir.exasol.com/hv
ab dem 16. April 2025 zu finden ist, verfolgen.
Für den Zugang zum Aktionärsportal benötigen die Aktionäre ihre Aktionärsnummer und das dazugehörige Zugangspasswort. Die Aktionärsnummer sowie das individuelle Zugangspasswort können den mit der Einladung übersandten Unterlagen entnommen werden.
| 2. |
Voraussetzungen für die Anmeldung zur Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts |
Zur Ausübung des Stimmrechts sind gemäß § 18 der Satzung nur Aktionäre berechtigt, die am Tag der Hauptversammlung im Aktienregister der Gesellschaft eingetragen sind und sich bei der Gesellschaft spätestens bis zum Ende des 29. Mai 2025, 24:00 Uhr, maßgeblich ist der Eingang der Anmeldung, angemeldet haben.
Die Anmeldung kann über das Internet durch Nutzung des passwortgeschützten Aktionärsportals unter
https://ir.exasol.com/hv
ab dem 16. April 2025 erfolgen. Den Onlinezugang erhalten Aktionäre durch Eingabe ihrer Aktionärsnummer und des dazugehörigen Zugangspasswortes.
Die Anmeldung kann ferner auch postalisch oder per E-Mail unter folgender Adresse erfolgen:
Exasol AG
c/o Computershare Operations Center
80249 München
E-Mail: anmeldestelle@computershare.de
Die Anmeldung zur Hauptversammlung, die Stimmabgabe (auch durch Bevollmächtigte), die Erteilung von Vollmacht und Weisungen an von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter und die Bevollmächtigung Dritter können gemäß § 67c AktG auch über Intermediäre gemäß SRD II in Verbindung mit der Durchführungsverordnung (EU 2018/1212) im ISO 20022 Format (z.B. über SWIFT, CMDHDEMMXXX) an die Gesellschaft übermittelt werden. Für eine Anmeldung per SWIFT ist eine Autorisierung über die SWIFT Relationship Management Application (RMA) erforderlich.
Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt gemäß § 67 Abs. 2 Satz 1 des Aktiengesetzes als Aktionär - und damit zur Ausübung von Stimmrechten berechtigt - nur, wer als solcher im Aktienregister eingetragen ist. Für die Anzahl der einem Aktionär oder seinem Bevollmächtigten in der Hauptversammlung zustehenden Stimmrechte ist demgemäß der Eintragungsstand des Aktienregisters am Tag der Hauptversammlung maßgeblich. Aus arbeitstechnischen Gründen werden allerdings im Zeitraum vom Ablauf des 29. Mai 2025, 24:00 Uhr, (technisch maßgeblicher Bestandsstichtag, sogenannter "Technical Record Date") bis zum Schluss der Hauptversammlung keine Umschreibungen im Aktienregister vorgenommen (sogenannter "Umschreibestopp"). Deshalb entspricht der Eintragungsstand des Aktienregisters am Tag der Hauptversammlung dem Stand nach der letzten Umschreibung am 29. Mai 2025. Sämtliche Erwerber von Aktien der Gesellschaft, die noch nicht im Aktienregister eingetragen sind, werden daher gebeten, Umschreibungsanträge rechtzeitig zu stellen.
| 3. |
Verfahren für die Ausübung des Stimmrechts durch Briefwahl |
Aktionäre (bzw. deren Bevollmächtigte) können ihre Stimmen durch Briefwahl im Wege der elektronischen Kommunikation (durch Eingabe über das passwortgeschützte Aktionärsportal) oder in schriftlicher Form ausüben. Voraussetzung für die Ausübung des Stimmrechts durch Briefwahl ist die form- und fristgerechte Anmeldung zur Hauptversammlung.
Für die elektronische Briefwahl steht das Aktionärsportal der Gesellschaft unter
https://ir.exasol.com/hv
ab dem 16. April 2025 bis zum Schließen der Abstimmung durch den Versammlungsleiter nach dem Ende der Generaldebatte in der Hauptversammlung zur Verfügung. Zugangsdaten erhalten die Aktionäre mit den mit der Einladung übersandten Unterlagen.
Die Ausübung des Stimmrechts im Wege der Briefwahl kann ferner schriftlich erfolgen. Dabei kann das Formular verwendet werden, das unter
https://ir.exasol.com/hv
heruntergeladen werden kann. Schriftliche Stimmabgaben müssen spätestens bis 4. Juni 2025, 24:00 Uhr, bei der Gesellschaft unter folgender Adresse eingegangen sein:
Exasol AG
c/o Computershare Operations Center
80249 München
E-Mail: anmeldestelle@computershare.de
| 4. |
Vollmachten; Verfahren für die Stimmabgabe durch einen Bevollmächtigten |
Aktionäre können sich bei der Ausübung ihrer Rechte auch durch Bevollmächtigte, z.B. einen Intermediär, eine Aktionärsvereinigung, einen Stimmrechtsberater oder eine andere Person, vertreten lassen. Voraussetzung für die Ausübung des Stimmrechts durch Bevollmächtigte ist die form- und fristgerechte Anmeldung zur Hauptversammlung.
Die Erteilung von Vollmachten, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Textform, wenn keine Vollmacht nach § 135 AktG erteilt wird.
Intermediäre, Aktionärsvereinigungen, Stimmrechtsberater und diesen durch das Aktiengesetz gleichgestellte Personen können im Rahmen der für sie bestehenden aktiengesetzlichen Sonderregelung (§ 135 AktG) abweichende Anforderungen an die ihnen zu erteilenden Vollmachten vorsehen. Diese Anforderungen können bei dem jeweils zu Bevollmächtigenden erfragt werden.
Ab dem 16. April 2025 bis zum Ende der Hauptversammlung kann die Erteilung von Vollmachten sowie ihr Widerruf elektronisch über das passwortgeschützte Aktionärsportal der Gesellschaft unter
https://ir.exasol.com/hv
erfolgen.
Aktionäre können ferner für die Erteilung der Vollmacht das Vollmachtsformular benutzen, das unter
https://ir.exasol.com/hv
heruntergeladen werden kann; möglich ist jedoch auch, dass Aktionäre eine gesonderte Vollmacht in Textform (§ 126b BGB) ausstellen. Die Erteilung von Vollmachten, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung mittels der zur Verfügung gestellten Formulare sind aus organisatorischen Gründen spätestens bis zum 4. Juni 2025, 24:00 Uhr (Eingang bei der Gesellschaft), an die folgende Anschrift zu senden:
Exasol AG
c/o Computershare Operations Center
80249 München
E-Mail: anmeldestelle@computershare.de
Bevollmächtigte (mit Ausnahme der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter) können ebenfalls nicht physisch an der Hauptversammlung teilnehmen. Sie können das Stimmrecht für die von ihnen vertretenen Aktionäre lediglich im Wege der (elektronischen oder schriftlichen) Briefwahl oder durch Erteilung einer (Unter-)Vollmacht an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft ausüben.
Ferner bietet die Gesellschaft ihren Aktionären an, sich bei der Ausübung des Stimmrechts durch von der Gesellschaft benannte weisungsgebundene Stimmrechtsvertreter vertreten zu lassen. Soweit Aktionäre oder deren Bevollmächtigte die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter bevollmächtigen, müssen sie diesen in jedem Fall Weisungen für die Ausübung des Stimmrechts erteilen. Ohne diese Weisungen ist die Vollmacht ungültig. Die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft sind verpflichtet, weisungsgemäß abzustimmen.
Vollmachten und Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter können elektronisch über das Aktionärsportal der Gesellschaft, das ab dem 16. April 2025 zur Verfügung steht, unter
https://ir.exasol.com/hv
erteilt werden. Diese Möglichkeit besteht bis zum Schließen der Abstimmung durch den Versammlungsleiter nach dem Ende der Generaldebatte in der Hauptversammlung.
Alternativ können Vollmachten und Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter unter Verwendung des von der Gesellschaft dafür vorgesehenen Vollmachtsformulars erteilt werden, das unter
https://ir.exasol.com/hv
heruntergeladen werden kann. Die Vollmacht und die Weisungen für den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter sind aus organisatorischen Gründen spätestens bis zum 4. Juni 2025, 24:00 Uhr (Eingang bei der Gesellschaft), an die folgende Anschrift zu senden:
Exasol AG
c/o Computershare Operations Center
80249 München
E-Mail: anmeldestelle@computershare.de
| 5. |
Zugänglichmachen von Gegenanträgen und Wahlvorschlägen |
Die Aktionäre haben die Möglichkeit, Gegenanträge und Wahlvorschläge vor der Hauptversammlung entsprechend §§ 126 Abs. 1, 127 AktG an die Gesellschaft zu übermitteln. Sollen Gegenanträge zu Vorschlägen von Vorstand und Aufsichtsrat zu einem bestimmten Punkt der Tagesordnung und Wahlvorschläge entsprechend §§ 126, 127 AktG vorab zugänglich gemacht werden, sind diese bis spätestens zum 21. Mai 2025, 24:00 Uhr, ausschließlich an folgende Postanschrift beziehungsweise E-Mail-Adresse zu übermitteln:
Exasol AG
Vorstand
Neumeyerstraße 22-26
90411 Nürnberg
E-Mail: hauptversammlung@exasol.com
Anderweitig adressierte Anträge und Wahlvorschläge werden nicht nach §§ 126, 127 AktG zugänglich gemacht. Wir werden ordnungsgemäß und rechtzeitig eingehende, zugänglich zu machende Anträge von Aktionären einschließlich des Namens des Aktionärs, einer Begründung und einer etwaigen Stellungnahme der Verwaltung veröffentlichen unter der Internetadresse
https://ir.exasol.com/hv
Gemäß § 126 Abs. 4 AktG gelten Anträge oder Wahlvorschläge von Aktionären, die nach § 126 Abs. 1 bis 3 bzw. § 127 AktG zugänglich zu machen sind, als im Zeitpunkt der Zugänglichmachung gestellt. Das Stimmrecht kann zu dem Antrag oder Wahlvorschlag nach ordnungsgemäßer Anmeldung zur Hauptversammlung über das passwortgeschützte Aktionärsportal ausgeübt werden, sobald die Aktionäre die gesetzlichen oder satzungsmäßigen Voraussetzungen für die Ausübung des Stimmrechts nachweisen können, d.h. nach ordnungsgemäßer Anmeldung. Wenn der den Antrag stellende oder den Wahlvorschlag unterbreitende Aktionär nicht ordnungsgemäß legitimiert und zur Hauptversammlung angemeldet ist, muss der Antrag in der Versammlung nicht behandelt werden.
Darüber hinaus können elektronisch zu der Versammlung zugeschaltete Aktionäre Anträge und Wahlvorschläge auch im Wege der Videokommunikation über das passwortgeschützte Aktionärsportal in der Versammlung stellen. Das Recht des Versammlungsleiters, im Rahmen der Abstimmung zuerst über die Vorschläge der Verwaltung abstimmen zu lassen, bleibt unberührt. Sollten die Vorschläge der Verwaltung mit der notwendigen Mehrheit angenommen werden, haben sich insoweit die Gegenanträge oder (abweichende) Wahlvorschläge erledigt.
| 6. |
Ergänzungsverlangen |
Gemäß § 122 Abs. 2 AktG können Aktionäre, deren Anteile zusammen mindestens 5 % des Grundkapitals oder den anteiligen Betrag von EUR 500.000,00 erreichen, verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekanntgemacht werden. Jedem neuen Gegenstand muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen. Das Verlangen ist an den Vorstand der Gesellschaft zu richten und muss der Gesellschaft schriftlich oder in der elektronischen Form des §§ 126a BGB (d. h. mit qualifizierter elektronischer Signatur) mindestens 24 Tage vor der Hauptversammlung, also bis spätestens zum Ablauf des 11. Mai 2025, 24:00 Uhr, unter folgender Adresse zugehen:
Exasol AG
Vorstand
Neumeyerstraße 22-26
90411 Nürnberg
E-Mail (mit qualifizierter elektronischer Signatur): hauptversammlung@exasol.com
| 7. |
Stellungnahmen gemäß § 130a Abs. 1 bis 4 AktG |
Aktionäre, die ordnungsgemäß zur Hauptversammlung angemeldet sind, haben gemäß § 130a Abs. 1 bis 4 AktG das Recht, vor der Hauptversammlung Stellungnahmen zu den Gegenständen der Tagesordnung in Textform im Wege elektronischer Kommunikation über das passwortgeschützte Aktionärsportal unter
https://ir.exasol.com/hv
einzureichen.
Stellungnahmen sind in Textform als Datei im PDF-Format im Aktionärsportal einzureichen und dürfen 10.000 Zeichen (inklusive Leerzeichen) nicht überschreiten. Mit dem Einreichen erklärt sich der Aktionär bzw. sein Bevollmächtigter damit einverstanden, dass die Stellungnahme unter Nennung seines Namens im passwortgeschützten Aktionärsportal zugänglich gemacht wird.
Stellungnahmen sind bis spätestens fünf Tage vor der Versammlung, also spätestens bis zum 30. Mai 2025, 24:00 Uhr, einzureichen.
Ordnungsgemäß und rechtzeitig eingehende, zugänglich zu machende Stellungnahmen von Aktionären werden in der Sprache der Einreichung einschließlich einer etwaigen Stellungnahme der Verwaltung bis spätestens 31. Mai 2025, 24:00 Uhr, ebenfalls im passwortgeschützten Aktionärsportal unter
https://ir.exasol.com/hv
veröffentlicht.
Stellungnahmen werden nicht zugänglich gemacht, wenn sie nicht von einem ordnungsgemäß zu der virtuellen Hauptversammlung angemeldeten Aktionär stammen, mehr als 10.000 Zeichen (inklusive Leerzeichen) umfassen oder ein Fall im Sinne von § 130a Abs. 3 Satz 4 i.V.m. § 126 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1, Nr. 3 oder Nr. 6 AktG vorliegt.
Anträge und Wahlvorschläge, Fragen und Widersprüche gegen Beschlüsse der Hauptversammlung im Rahmen der eingereichten Stellungnahmen werden in der Hauptversammlung nicht berücksichtigt; das Stellen von Anträgen bzw. Unterbreiten von Wahlvorschlägen, die Ausübung des Auskunftsrechts sowie die Einlegung von Widersprüchen gegen Beschlüsse der Hauptversammlung ist ausschließlich auf den in dieser Einladung jeweils gesondert beschriebenen Wegen möglich.
| 8. |
Auskunftsrecht gemäß § 131 AktG |
Jedem Aktionär ist gemäß § 131 Abs. 1 AktG auf Verlangen in der Hauptversammlung vom Vorstand Auskunft über Angelegenheiten der Gesellschaft zu geben, soweit sie zur sachgemäßen Beurteilung des Gegenstands der Tagesordnung erforderlich ist und kein Auskunftsverweigerungsrecht besteht. Die Auskunftspflicht erstreckt sich auch auf die rechtlichen und geschäftlichen Beziehungen der Gesellschaft zu einem verbundenen Unternehmen sowie auf die Lage des Konzerns und der in den Konzernabschluss einbezogenen Unternehmen.
Außerdem besteht in der Hauptversammlung gemäß § 131 Abs. 1d AktG ein Nachfragerecht zu allen in der Hauptversammlung gegebenen Antworten des Vorstands sowie zu in der Hauptversammlung in Redebeiträgen gestellten Fragen sowie ein Auskunftsrecht nach § 131 Abs. 4 AktG.
Es ist vorgesehen, dass der Versammlungsleiter gemäß § 131 Abs. 1f AktG anordnet, dass alle Arten des Auskunftsrechts nach § 131 AktG in der Hauptversammlung ausschließlich im Wege der Videokommunikation ausgeübt werden können.
| 9. |
Rederecht gemäß § 130a Abs. 5 und 6 AktG |
Aktionäre bzw. ihre Bevollmächtigten, die elektronisch zu der Hauptversammlung zugeschaltet sind, haben ein Rederecht in der Versammlung im Wege der Videokommunikation nach § 130a Abs. 5 und 6 AktG. Das Rederecht umfasst neben Auskunftsverlangen gemäß § 131 AktG insbesondere auch das Recht, Anträge und Wahlvorschläge nach § 118a Abs. 1 Satz 2 Nr. 3 zu stellen bzw. zu machen. Redebeiträge können am Tag der Hauptversammlung ab voraussichtlich 9:30 Uhr im Aktionärsportal unter
https://ir.exasol.com/hv
angemeldet werden. Der Versammlungsleiter wird das Verfahren der Wortmeldung und Worterteilung in der Hauptversammlung zudem näher erläutern.
Technische Mindestvoraussetzung für eine Live-Videozuschaltung sind ein internetfähiges Gerät mit Kamera und Mikrofon sowie eine stabile Internetverbindung. Die Gesellschaft behält sich vor, die Funktionsfähigkeit der Videokommunikation zwischen Aktionär und Gesellschaft in der Hauptversammlung und vor dem Redebeitrag zu prüfen und diesen zurückzuweisen, sofern die Funktionsfähigkeit nicht sichergestellt ist.
| 10. |
Widerspruchsrecht gemäß § 118a Abs. 1 Satz 2 Nr. 8 AktG |
Die elektronisch zu der Hauptversammlung zugeschalteten Aktionäre und ihre Vertreter haben das Recht, im Wege elektronischer Kommunikation Widerspruch gegen Beschlüsse der Hauptversammlung zu erklären. Ein solcher Widerspruch kann von Beginn bis Ende der Hauptversammlung über das Aktionärsportal unter
https://ir.exasol.com/hv
gemäß dem dort von der Gesellschaft festgelegten Verfahren Widerspruch gegen die Beschlüsse der Hauptversammlung bei dem mit der Niederschrift der Hauptversammlung beauftragten Notar zu erklären. Die Übermittlung ist ab der Eröffnung der Hauptversammlung bis zu deren Schließung durch den Versammlungsleiter möglich.
| 11. |
Informationen zum Datenschutz |
Die Gesellschaft verarbeitet im Rahmen der Durchführung der Hauptversammlung folgende Kategorien personenbezogener Daten von Aktionären, Aktionärsvertretern und Gästen: Kontaktdaten (z.B. Name oder die E-Mail-Adresse), Informationen über die von jedem einzelnen Aktionär gehaltenen Aktien (z.B. Anzahl der Aktien) und Verwaltungsdaten (z.B. die Eintrittskartennummer/Stimmrechtskartennummer). Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen der Hauptversammlung basiert auf Art. 6 Abs. 1 lit. c Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Danach ist eine Verarbeitung personenbezogener Daten rechtmäßig, wenn die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist. Die Gesellschaft ist rechtlich verpflichtet, die Hauptversammlung der Aktionäre durchzuführen. Um dieser Pflicht nachzugehen, ist die Verarbeitung der oben genannten Kategorien personenbezogener Daten unerlässlich. Ohne Angabe ihrer personenbezogenen Daten können sich die Aktionäre der Gesellschaft nicht zur Hauptversammlung anmelden.
Für die Datenverarbeitung ist die Gesellschaft verantwortlich. Die Kontaktdaten des Verantwortlichen lauten:
Exasol AG
Vorstand
Neumeyerstraße 22-26
90411 Nürnberg
E-Mail: hauptversammlung@exasol.com
Personenbezogene Daten, die die Aktionäre und Aktionärsvertreter der Gesellschaft betreffen, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben. Ausnahmsweise erhalten auch Dritte Zugang zu diesen Daten, sofern diese von der Gesellschaft zur Erbringung von Dienstleistungen im Rahmen der Durchführung der Hauptversammlung beauftragt wurden. Hierbei handelt es sich um typische Hauptversammlungsdienstleister, wie etwa HV-Agenturen, Rechtsanwälte oder Wirtschaftsprüfer. Die Dienstleister erhalten personenbezogene Daten nur in dem Umfang, der für die Erbringung der Dienstleistung notwendig ist.
Im Rahmen des gesetzlich vorgeschriebenen Einsichtsrechts in das Teilnehmerverzeichnis der Hauptversammlung können andere Teilnehmer und Aktionäre Einblick in die in dem Teilnehmerverzeichnis über sie erfassten Daten erlangen. Auch im Rahmen von bekanntmachungspflichtigen Tagesordnungsergänzungsverlangen, Gegenanträgen bzw. -wahlvorschlägen werden, wenn diese Anträge von Aktionären und Aktionärsvertretern gestellt werden, ihre personenbezogenen Daten veröffentlicht.
Die oben genannten Daten werden je nach Einzelfall bis zu drei Jahre (aber nicht weniger als zwei Jahre) nach Beendigung der Hauptversammlung aufbewahrt und dann gelöscht, es sei denn, die weitere Verarbeitung der Daten ist im Einzelfall noch zur Bearbeitung von Anträgen, Entscheidungen oder rechtlichen Verfahren in Bezug auf die Hauptversammlung erforderlich.
Für die virtuelle Hauptversammlung werden zusätzliche personenbezogene Daten in sogenannten "Logfiles" verarbeitet, um die Virtualisierung technisch zu ermöglichen und deren Administration zu vereinfachen. Dies betrifft z.B. die IP-Adresse, den verwendeten Webbrowser sowie Datum und Uhrzeit des Aufrufs. Diese Daten werden nach der Durchführung der Hauptversammlung gelöscht. Die Gesellschaft verwendet diese Daten zu keinen anderen Zwecken als hier angegeben.
Für Aktionäre und Aktionärsvertreter gelten die aus Art. 15-21 DSGVO aufgeführten Rechte (Recht auf Auskunft über die betreffenden personenbezogenen Daten sowie die Rechte auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung oder eines Widerspruchsrechts gegen die Verarbeitung sowie des Rechts auf Datenübertragbarkeit). Im Zusammenhang mit der Löschung von personenbezogenen Daten verweisen wir auf die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und den Art. 17 Abs. 3 der DSGVO.
Zur Ausübung der Rechte genügt eine entsprechende E-Mail an hauptversammlung@exasol.com.
Darüber hinaus haben die Aktionäre und Aktionärsvertreter auch das Recht zur Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde.
Den Datenschutzbeauftragten der Gesellschaft erreichen die Aktionäre und Aktionärsvertreter unter folgender Adresse:
The DPO Centre
Friedrichstraße 88
10117 Berlin
E-Mail: advice@dpocentre.com
Nürnberg, im April 2025
Der Vorstand
Cette annonce se réfère à une date antérieure et ne reflète pas nécessairement l’état actuel. L’état actuel est présenté à la page suivante : EXASOL AG, Nuremberg, Allemagne.
